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So, I’m working from home. What should I be aware of?

Conseils à l’intention des enseignants qui travaillent à distance

ATA Teacher Employment Services Staff

For teachers who don’t normally work from home, the idea of doing so can be exciting — no traffic, no rushing around, no interruptions to the work day — but working from home in an online environment can also pose some challenges.

The first thing to remember is that our Code of Professional Conduct applies to your actions and behaviour at all times. This is no different whether you work from home or at school in front of students. And be mindful of division policies, as they still apply as well. 

Here are a few tips to help you with working from home. These suggestions also apply to teachers who are working from school with an online platform. By following these tips, teachers will reinforce their image as professionals whether they are working at home or at school.

Create a routine and take care of yourself.

  • Focus on routines that you can do at home. 
    • Create a practical daily list to help keep you organized and focused. When following up on this, ask, “What have I done today?” or “What is complete now?”
    • Get up at the same time. 
    • Get dressed and ready as you normally would. 
    • Create protocols for “working hours” regarding noise levels and how others in your household can interact with you. 
    • Schedule social interactions. To guard against retreating into social isolation, schedule times when you will socially engage with others besides those you live with. 
  • Be aware of your own emotional state and know when you need to go for a walk or take a short break.
  • Ensure that you have a suitable workspace. This includes proper ergonomics, heating, lighting, sound and privacy.

Be a master of technology, mind your attire and always be professional.

Whether you are using web-based communications with students or the telephone, here are some points to remember.

Microphone

Always assume your microphone is on unless you are sure you have it turned off or muted. When leaving the room, be sure the microphone is off, and at the end of the day, be sure to log out of all programs and your computer.

Video

If using a webcam, be mindful of what the students can see. What is on the wall behind you? Can students see personal or private information about you or others? It is important to remember that even though you are at home, you need to present a professional image to your audience. And as with the microphone, always turn your video off when you leave the room, and at the end of the day, log out of all programs and your computer.

Accessibility

Teachers should be maintaining regular hours as directed by their employer. This is your teaching time, and the time for you to contact your students and for parents to contact you. Errands and personal appointments should not be occurring during this time unless you have an approved leave (i.e. medical appointment). You are under no obligation to provide your personal home or cellphone number to parents, and should not provide these to students. Use division email for all communication with students and parents. Any other contacts should not be via personal accounts (i.e. Facebook, Snapchat, Instagram, Tik Tok, text messages, etc.)

Attire

You should dress for the online world as if you are in front of your students — because you are. You may not be as formal as you are in the classroom, but you are a professional, so dress like one when online.

Feedback

The feedback you provide to students while online should be as professional as it is in the classroom. Avoid slang, jargon or emojis when replying to students, as this takes away from the professional message you are conveying.

Tutoring

Remember that tutoring students in certain circumstances can be a violation of article 6 of the Code of Professional Conduct. Teachers should not be actively trying to tutor students for renumeration during the current work-from-home situation.

Personal comments

It is essential to remember that your personal comments can convey a strong message to students and parents. Teachers have a duty of fidelity to their employer and must not be critical of decisions the board has made. Be mindful of what you post on any social media platforms or say to students and parents.

Student privacy

Remember that the same expectations for FOIP apply when working online. Teachers should not be posting screen images of their students while on a web-based application. Not all students or parents will want their image displayed virtually, so respect everyone’s privacy. Do not record any online sessions without the written permission of all parents involved.

Privacy settings

Regardless of the platform you are using, always ensure that the privacy settings are set to the highest level and that the software uses encryption. Also ensure that the software is not recording the session, as it might be stored outside of Canada. Use encrypted external hard drives or thumb drives, and password protect student folders.

 

Je travaille à domicile. Que faut-il garder à l’esprit?

Personnel du secteur Emploi et bien-être de l’ATA

Les enseignants qui ne travaillent pas normalement à domicile sont souvent emballés par la possibilité de le faire : adieu embouteillages, journées à la course et interruptions pendant la journée de travail. Toutefois, le travail à domicile dans un environnement numérique peut également poser certains défis.

La première chose à retenir est que vos comportements et vos gestes sont régis par notre Code de conduite professionnelle, et ce, en tout temps. Cela est vrai que vous travailliez à domicile ou à l’école, devant vos élèves. Gardez aussi en tête les politiques du conseil scolaire, car elles demeurent en vigueur.

Voici quelques conseils concernant le travail à domicile (#teletravail). Ces suggestions sont également valables pour les enseignants qui travaillent dans une école, mais qui enseignent à l’aide d’une plateforme en ligne. En suivant ces conseils, les enseignants aideront à renforcer leur image professionnelle, que ce soit dans un contexte de travail à domicile ou à l’école.

Établissez une routine et prenez soin de vous-même

  • Privilégiez des routines qu’il vous est possible de suivre à la maison.
    • Créez quotidiennement une liste pratique qui vous aidera à vous organiser et à cibler vos objectifs. Au moment de revoir votre liste, posez-vous les questions suivantes : « Qu’ai-je accompli aujourd’hui? » ou « Qu’est-ce qui est déjà fait? »
    • Réveillez-vous à la même heure tous les jours.
    • Habillez-vous et préparez-vous comme vous le feriez normalement.
    • Établissez des lignes directrices concernant vos « heures de travail », notamment en ce qui a trait aux niveaux de bruit et à vos interactions avec les autres membres de votre ménage.
    • Planifiez vos interactions sociales. Afin d'éviter l'isolement social, prévoyez des moments réservés aux interactions sociales avec des personnes autres que celles avec qui vous vivez.
  • Soyez conscient de votre propre état émotionnel et sachez lorsqu’il est temps d’aller faire une promenade ou de prendre une courte pause.
  • Assurez-vous que votre espace de travail est aménagé de façon convenable. Pensez notamment à l’ergonomie, à la température et au bruit ambiants, à l’éclairage et au besoin de protéger les renseignements de nature confidentielle.

Faites de la technologie votre alliée, habillez-vous selon les circonstances et comportez-vous en professionnel en tout temps

Voici quelques points à retenir lorsque vous communiquez avec les élèves par téléphone ou en ligne.

Microphone

Faites toujours comme si votre microphone était ouvert, à moins d’avoir la certitude de l’avoir fermé ou désactivé. Assurez-vous que le microphone est éteint lorsque vous quittez la pièce et n’oubliez pas de fermer tous vos logiciels ainsi que votre ordinateur à la fin de la journée.

Vidéo

Si vous utilisez une webcaméra, portez attention à ce que les élèves sont en mesure de voir. Qu’y a-t-il sur le mur derrière vous? Les élèves peuvent-ils voir des renseignements personnels ou confidentiels à votre sujet ou au sujet d’autres personnes? Il est important de garder en tête que même si vous êtes à la maison, vous devez présenter une image professionnelle à votre public. Prenez les mêmes précautions qu’avec votre microphone : désactivez votre webcaméra lorsque vous quittez la pièce et fermez tous vos logiciels ainsi que votre ordinateur à la fin de la journée.

Disponibilité

Les enseignants doivent maintenir des horaires réguliers, conformément aux consignes reçues de leur employeur. Ces heures doivent être consacrées à l’enseignement; c’est aussi le moment pour vous de communiquer avec vos élèves et pour les parents de communiquer avec vous. Ce n’est pas le moment de faire des commissions ou d’assister à des rendez-vous personnels, à moins d’être en congé approuvé (pour un rendez-vous médical, p. ex.). Vous n’êtes pas dans l’obligation de fournir votre numéro de téléphone à domicile ou celui de votre téléphone cellulaire personnel aux parents, et vous ne devez pas les communiquer aux élèves. Utilisez le compte de courrier électronique fourni par votre conseil scolaire pour toute communication avec les élèves et les parents. Évitez toute communication par l’entremise de vos comptes personnels (p. ex., Facebook, Snapchat, Instagram, Tik Tok, textos, etc.).

Habillement

Le contexte virtuel exige de s’habiller comme si vous étiez devant vos élèves... car vous l’êtes. Votre tenue sera peut-être moins formelle que celle que vous arborez en classe, mais votre habillement lorsque vous êtes en ligne doit refléter votre statut professionnel.

Rétroaction

La rétroaction que vous fournissez aux élèves lorsque vous êtes en ligne doit démontrer le même professionnalisme que celle que vous leur fournissez en salle de classe. Évitez de vous exprimer dans un registre familier ou d’utiliser du jargon ou des émojis lorsque vous répondez aux élèves, car cela nuirait à l’image professionnelle que vous tentez de projeter.

Tutorat

N’oubliez pas que dans certaines situations, le fait d’offrir des services de tutorat aux élèves peut contrevenir à l’article 6 du Code de conduite professionnelle. Le contexte actuel de travail à domicile ne doit pas être l'occasion pour les enseignants de chercher activement à offrir des leçons privées aux élèves en échange d’une rémunération.

Commentaires de nature personnelle

Il est très important de garder à l’esprit que les commentaires que vous formulez à titre personnel peuvent être lourds de sens aux yeux des élèves et des parents. Les enseignants ont une obligation de fidélité envers leur employeur et ne doivent pas critiquer les décisions de leur conseil scolaire. Faites attention à ce que vous publiez sur les réseaux sociaux et à ce que vous dites aux élèves et aux parents.

Protection de la vie privée des élèves

N’oubliez pas que les exigences relatives à l’accès à l’information et à la protection de la vie privée demeurent en vigueur dans un contexte de travail en ligne. L’utilisation d’une application Web ne doit pas amener les enseignants à publier des captures d’écran où l’on aperçoit leurs élèves. Parents et élèves n’accepteront pas tous que leur image soit affichée en ligne; assurez-vous de respecter de la vie privée de chacun. N’enregistrez aucune session en ligne sans avoir obtenu au préalable la permission écrite de tous les parents d’élèves participants.

Paramètres de confidentialité

Quelle que soit la plateforme utilisée, assurez-vous toujours de sélectionner les paramètres de confidentialité les plus stricts et vérifiez que le logiciel en question utilise une technologie de cryptage. Assurez-vous également que le logiciel ne crée pas un enregistrement de la session, car il se pourrait que cet enregistrement soit conservé sur des dispositifs situés à l’extérieur du Canada. Utilisez des disques durs ou des clés USB cryptés, et protégez les dossiers des élèves à l’aide d’un mot de passe.